Как правильно организовать конференцию

Организация конференции как образовательного мероприятия

Конференция (лат. «confero» - собирать в одно место) — одна из форм проведения собрания представителей определенных групп или сообществ, на котором обсуждаются интересующие всех темы и обмениваются опытом.

Формат такого мероприятия придуман не сейчас. Первая документально зафиксированная конференция состоялась в 416 году до н.э. Афинский трагик Агафон собрал тогда на пир друзей, где каждый должен был произнести речь о боге любви Эроте.

С тех пор конференции считались мероприятиями для избранных, в них могли участвовать только философы, ученые, представители знати.

Сейчас отношение к конференциям изменилось, присутствовать на ней может любой желающий. Если не в ранге докладчика, то просто как зритель. 

В наше время проведение конференций как образовательных мероприятий используется достаточно широко, несмотря на достаточно трудоемкий процесс подготовки. Конференции выгодно отличаются от семинаров и тренингов, на которых ведущим является только один преподаватель. На конференциях же вопрос рассматривается с нескольких точек зрения, представленных разными выступающими. Что исключает однобокий, порой предвзятый подход к решению проблемы.

Еще один плюс конференций — достаточно большое количество людей, которые могут в них участвовать.

Классификация конференций

По направлению конференции различают:

• научно-теоретические, на которых обсуждают новые разработки, исследования и эксперименты и т.д.;
• научно-практические, на них обмениваются опытом, практическими и прикладными наработками;
• научно-технические, используемые для обмена опытом по техническим и технологическим проблемам;
• бизнес-конференции организуют для обсуждения проблем бизнеса, политики государства по отношению к разным отраслям экономики и т.д.

По территориальному охвату конференции могут быть локальными (организуются в школах, вузах, в рамках города), региональными, всероссийскими и международными.

По тематике конференции могут быть:

• узкоспециализированными, направленными на обсуждение какой-то одной темы;
• развернутыми, например, посвященными проблемам биологии, педагогики, социологии, биотехнологии и т.д.;
• либо охватывающими широкий спектр общенаучных вопросов, типа «Основные направления развития науки в мире», «Гуманитарные науки в наши дни».

По форме проведения:

1. Традиционные очные

Все участники принимают живое участие в происходящих событиях. Авторы рассказывают о своей работе и ее результатах, отвечают на вопросы оппонентов, слушают других авторов, работающих в том же направлении. По результатам конференций выпускается сборник всех представленных научных работ. Обычно такие конференции организуются для бизнесменов, руководителей предприятий, преподавателей и научных работников.

2. Заочные

Оргкомитет таких конференций принимает заявки и научные статьи участников. Личное присутствие авторов не требуется. 

Такую форму конференций чаще выбирают студенты, так как их научная работа публикуется и становится кирпичиком для последующей научной деятельности — защиты диплома, поступления в аспирантуру, получения научной степени. 

В то же время не надо отрываться от учебы на время проведения конференции и тратить деньги на поездку и проживание.

3. Интернет конференции

Неуклонно набирающая популярность форма проведения встреч, дающая возможность напрямую общаться с помощью аудио- и видеосвязи в интернете. Для их проведения используются Skype, Zoom, или платформы типа Mind.com.

Возможности интернета позволяют проводить онлайн-мероприятия с большим количеством людей (при использовании Mind это около 300 активных участников плюс несколько тысяч зрителей), находящихся в совершенно разных точках планеты. 

Подготовка к проведению конференции

Поскольку конференция — это массовое мероприятие, без тщательной подготовки тут не обойтись. И этот процесс занимает не пару недель, а от 3 до 12 месяцев, в зависимости от масштаба планируемого события. Итак, поэтапная подготовка к проведению мероприятия включает в себя:

• определение целевой аудитории, темы и названия конференции, формы ее проведения;
• разработку программы, заключение договоров с предполагаемыми спикерами;
• составление плана продвижения конференции (приглашения, продажи, СМИ);
• формирование рабочих групп, которые будут заниматься непосредственной организацией мероприятия;
• планирование информационной поддержки после завершения события.

Тему необходимо продумать тщательно, советуясь со специалистами и предполагаемыми участниками конференции. Тема не заинтересует — никто к вам не приедет.

Далее нужно детально прописать программу каждого дня. Определить состав спикеров и участников. Подготовка доклада на конференцию — это большой объем работы, поэтому если конференция некоммерческая и денежное вознаграждение спикерам не предусматривается, необходимо оказать максимальную информационную поддержку каждому.

Продумать регламент выступлений, выделить время на обсуждения, перерывы на отдых и кофе-паузы. 

Разработку плана продвижения мероприятия желательно поручить профессиональному маркетологу. Он должен максимально широко проинформировать целевую аудиторию о предстоящем событии. Использовать для этого можно уже годами отработанные традиционные маркетинговые офлайн-способы. Однако дешевле и быстрее получится, если использовать интернет-маркетинг. В случае планирования масштабной конференции, целесообразно привлекать для рекламы также СМИ. 

Для того, чтобы обеспечить успех конференции, необходимо очень серьезно отнестись к технической стороне организации мероприятия. Здесь важно сделать следующее:

1. Подобрать подходящее помещение, исходя из количества участников. Каждому должно быть все видно и слышно. И при этом максимально комфортно.
2. Обеспечить всех питанием во время кофе-брейков. Для этого необходимо наличие специального помещения и обслуживающего персонала. Если предусмотрены обеды и ужины, то в здании (или поблизости) должны быть столовая или кафе. Во время регистрации на мероприятие в таком случае сразу выдаются именные талоны на питание.
3. Очень важный момент — подбор технических средств, необходимых для проведения конференции. Это может быть звуковое, световое оборудование, проекторы, экраны, ноутбуки, видеокамеры и т.п. Здесь необходима работа специалистов, экономить на этом не стоит. Кроме того, гости мероприятия должны иметь возможность пользоваться бесплатным Wi-Fi и установкой для зарядки телефонов.
4. Подготовить раздаточный материал для каждого участника конференции (бейджи, программа конференции, блокноты, ручки, рекламные и сувенирные материалы и т.п.). Его раскладывают в папки с эмблемой конференции и вручают каждому при регистрации.

После завершения конференции следует организовать информационную поддержку в интернете и СМИ, дабы получить максимум публикаций и отзывов о проведенном мероприятии.

Проведение конференции

Чтобы все прошло как по маслу, необходимо из числа организаторов выделить кураторов, которые свободно ориентируются и в расположении площадок, и в программе конференции. Они в любой момент могут проводить заблудившегося, объяснить, где что находится, в какое время состоится то или иное событие, помогут спикерам подготовится к выступлению.

В каждом зале (на больших конференциях выступления могут идти в нескольких помещениях) также должны быть модератор и администратор. 

Модератор ведет саму встречу: объявляет докладчиков, следит за конструктивностью обсуждений, стимулируют дискуссию. А администратор встречает и рассаживает гостей, следит за регламентом, передает микрофон для обсуждений и вопросов.

Желательно также, чтобы в зале находился человек, отвечающий за работу технического оборудования. Еще необходимы фотограф и оператор, снимки и видео которых помогут дальнейшему продвижению материалов конференции.

Открывает и закрывает конференцию ведущий. Его речь должна быть хорошо продумана, импровизировать в таких случаях не стоит.

Выступления спикеров и их обсуждения должны укладываться в запланированное время, чтобы не было сбоев, и мероприятие не выбивалось из заранее составленного сценария.

Завершение мероприятия

После закрытия конференции организаторы публикуют пост-релиз и фотоотчет. Их рассылают участникам и размещают в интернете. А также публично выражают благодарность всем докладчикам, спонсорам и партнерам.

При правильной организации конференции представляют собой чрезвычайно увлекательное и полезное событие. Она дает возможность не только приобрести новые знания, но и расширить круг общения, поделиться опытом с коллегами в неформальной обстановке, оценить собственную значимость и просто на пару дней вырваться из ежедневной рутины.